WARUM SIE E-MAILS NIE NACH 19 UHR VERSENDEN SOLLTEN

Jeder bekommt im Schnitt 12 E-Mails am Tag, die eine aufwendige Reaktion oder Antwort fordern. Wir verbringen mehr Zeit mit unserem E-Mail-Posteingang als jemals zuvor, heißt es in einer neuen Datenauswertung von „Boomerang“, einem Anbieter von Gmail-Erweiterungen.

Boomerang hat fünf Millionen E-Mails seiner Nutzer analysiert und aus dieser Analyse einige Zahlen und Fakten veröffentlicht. Das Thema trifft einen Nerv, denn wer will nicht weniger Zeit mit E-Mails verbringen und produktiver arbeiten.

Demnach erhält jeder von uns durchschnittlich 147 E-Mails pro Tag und verbringt mehr als zweieinhalb Stunden täglich mit seinem elektronischen Postfach. 71 dieser E-Mails löschen wir unmittelbar, was insgesamt knapp fünf Minuten beansprucht. Im Gegenzug erhält man jedoch durchschnittlich die oben erwähnten zwölf Nachrichten pro Tag, die mehr Zeit und Arbeit verlangen. Mit diesen zwölf Mails beschäftigt man sich fast 90 Minuten lang.

Archivieren einer E-Mail dauert sieben Sekunden

Boomerang hat in seiner Auswertung auch untersucht, wie viel Zeit die unterschiedlichen Reaktionen auf eine neue E-Mail beanspruchen. Das Löschen einer Nachricht dauert rund drei Sekunden, das Archivieren sieben Sekunden. Knapp elf Sekunden dauert die Entscheidung, sich erst zu einem späteren Zeitpunkt mit einer Nachricht zu beschäftigen. Das Schreiben einer E-Mail dauert durchschnittlich rund 72 Sekunden.

Keywords für die Betreffzeile

Die Boomerang-Analyse enthält außerdem eine Formulierungsempfehlung für Betreffzeilen. Wer E-Mails mit einem der folgenden Wörter in der Betreffzeile verschickt, hat gute Chancen auf eine Antwort. Diese Wörter sind:

  • Demo
  • kontaktieren
  • Kosten
  • Konferenz
  • Absage

Gegensätzlicher Effekt

Auch die Begriffe mit dem gegensätzlichen Effekt hat Boomerang bei seiner Auswertung ermittelt. Mit den folgenden Wörtern hat man schlechtere Aussichten auf eine E-Mail-Antwort:

  • bestätigen
  • eintreten
  • Unterstützung
  • Redner
  • Presse
  • Einladung

Sie denken, der Inhalt der E-Mail entscheidet darüber, ob diese gelesen wird? Falsch – der Zeitpunkt ist oftmals wichtiger!

Ihre E-Mail hat Sie viel Mühe und Zeit gekostet, denn sie soll schließlich perfekt werden. Doch sie wird ganz schnell gelöscht, landet im Spamordner oder wird ganz einfach ignoriert, wenn sie den falschen Zeitpunkt für den Versand wählen.

Eine Untersuchung von TalentWorks kommt zu dem Ergebnis, dass der richtige Zeitpunkt über den Erfolg Ihrer E-Mail entscheidet. Demnach sinkt die Chance, gelesen zu werden, auf fünf Prozent, wenn Sie die E-Mail nach 16 Uhr abschicken. Trudelt die E-Mail gar erst nach 19 Uhr ein, sinkt die Chance sogar auf drei Prozent.

Die ideale Tageszeit ist entscheidend!

Die ideale Tageszeit für Ihre E-Mail liegt nach der Untersuchung zwischen sechs und zehn Uhr morgens. Hier steigt die Chance auf satte 13 Prozent an. Und auch mittags steht die Chance nicht schlecht, denn um 12:30 Uhr beträgt sie immer noch 11 Prozent.

Der Tagesablauf des Managers ist der Grund

Die meisten checken morgens ihre E-Mails. Landet ihre Nachricht also um diese Zeit im Postfach ihres Adressaten, wird sie ihm mit hoher Wahrscheinlichkeit gleich auffallen. Auch unmittelbar nach der Mittagspause werden E-Mails gerne gelesen. Am Nachmittag dagegen wird ihre Nachricht mit großer Wahrscheinlichkeit unter den vielen anderen Nachrichten im Nirwana des Posteingangs versinken.

Welche Anrede in E-Mails erzielt die höchste Antwortquote?

Die Experten von Boomerang haben für eine Studie mehr als 300.000 E-Mails analysiert, die Nutzer in Online-Foren veröffentlicht haben. Die E-Mails mit der höchsten Antwortquote wiesen allesamt ähnliche Grußformeln am Anfang der E-Mail auf. Diese waren:

Informelle Anrede schneidet am besten ab

Bei der Analyse fällt auf, dass die informellen Anreden „Hey“, „Hallo“, „Hi“ deutlich besser abschneiden als die formellen Begrüßungen „Greetings“, „Dear“. Deshalb sollten Sie jedoch keinesfalls jede E-Mail mit „Hi“ beginnen, wie auch Boomerang-Autor Brendan Greenley empfiehlt:

„Behalten Sie im Hinterkopf, dass die Daten, die wir analysiert haben, nicht repräsentativ für alle E-Mails im Allgemeinen sind. Online-Communities neigen dazu, informeller zu sein, also könnten die Grußformeln und Antwortraten in einem formellen Umfeld anders ausfallen.“

Zu beachten ist außerdem, dass sich die Auswertung ausschließlich auf englischsprachige E-Mails bezieht, in denen Anreden weit häufiger umgangssprachlich ausfallen als hierzulande. Doch bei Gesprächspartnern, mit denen Sie ein lockeres Verhältnis pflegen, ist auch in Deutschland ein „Hallo“ durchaus angebracht.

E-Mails früh morgens verschicken

Aus der Analyse leitet Boomerang drei Empfehlungen für einen effektiveren Umgang mit E-Mails ab:

  • Bei einem überquellenden Posteingang muss man regelmäßig „Nein“ sagen und solche Entscheidungen zügig treffen.
  • E-Mails ohne Werbe- oder Marketing-Hintergrund sollte man vor den regulären Arbeitszeiten oder zur Mittagszeit versenden, rät Boomerang. Dann sei die Chance auf eine Antwort am größten. Diesen Ratschlag gibt das Unternehmen aber nicht ganz uneigennützig – mit der Erweiterung Boomerang lässt sich festlegen, wann eine Nachricht an den Empfänger verschickt werden soll.
  • Auf wichtige E-Mails sollte man zügig antworten. Das ist effektiver als die Antwort vor sich herzuschieben.

Zwei weitere interessante Tipps für einen produktiveren Umgang mit E-Mails hat Unternehmensberater Markus Worch gegeben:

  • Die automatische Benachrichtigung für eintreffende E-Mails sollte man abschalten. So lässt man sich nicht ablenken und aus anderen Aufgaben herausreißen.
  • Komplexere oder kritischere Informationen, die sich am Telefon oder persönlich besser regeln lassen, sollte man auf diese Kommunikationskanäle verlagern. Das spart Zeit und verhindert eine Kette aus E-Mails zu einem komplexen Thema.

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