SIND WIR NICHT ALLE EIN BISSCHEN DIGITAL?

Leben und arbeiten in der digitalen Welt ist in der Mitte unserer Gesellschaft angekommen. Es geht nicht mehr nur um Tekkies und um die Millennium-Generation, für die soziale Netzwerke und reale Welt bereits verschmolzen sind. Ob in Ausbildung, Beruf oder Privatleben, letztlich sind wir alle von der Digitalisierung betroffen, sei es durch aktives Tun, oder sei es durch faktische Veränderungen im Lebensalltag. Man mag die Begriffswahl des Marktanalysten Gartner, der mit Blick auf Trends wie Industrie 4.0, Datability, Social Media und Predictive Analytics vom „Digitalen Tsunami“ spricht, für sehr plakativ halten, doch die Möglichkeiten, die sich heute und in Zukunft durch das Internet ergeben, sind ganz sicher im wahrsten Sinne des Wortes revolutionär.

Momentan klebt das Etikett der digitalen Transformation auf nahezu jedem Thema oder Projekt, das irgendwie mit dem Einsatz von IT-Systemen zu tun hat. Jeder Website-Relaunch wird zur „Initiative Digitale Transformation“ und jede App zur Speerspitze der eigenen mobilen Offensive. Aber es gibt aktuell ein paar Themen und Treiber, die wirklich für Umwälzungen sorgen. Den Verantwortlichen bieten sich unterschiedliche Strategien an, darauf zu reagieren. Auch wenn viele Faktoren bei der digitalen Transformation eine Rolle spielen, so ruht die Entwicklung doch ursächlich auf zwei Säulen: einerseits auf dem Trend, dass Menschen immer orts- und zeitunabhängiger handeln wollen, andererseits auf der zunehmenden Vernetzung von Gegenständen und Abläufen der realen Welt mit digitalen IT-Systemen in Form von Cyber-Physical Systems (CPS).

Welche Rolle der zeit- und ortsunabhängige Zugriff auf Daten in unserer Gesellschaftin zwischen spielt, zeigt der Blick in den Wartebereich eines Flughafens oder in eine U-Bahn. Mobile Endgeräte sind zu ständigen Begleitern geworden, ihre Nutzer setzen sie permanent ein, privat wie beruflich. Und wer ein Smartphone oder Tablet hat, der will es auch nutzen können. Er kauft damit ein, treibt damit Sport, organisiert damit seinen Urlaub, die nächste Geschäftsreise und seine Finanzen. Unternehmen müssen immer mehr Prozesse und immer mehr Schnittstellen zu ihren Kunden so aufbereiten, dass sie diese Prozesse auf solchen Geräten darstellen können. Sind sie es nicht, sucht sich ein Interessent ein neues Angebot. Auf diesem Weg erreicht die digitale Transformation immer neue Unternehmen und Branchen. Gleichzeitig schaffen verbesserte Möglichkeiten zur Datenübertragung und die umfassende Verfügbarkeit von Cloud-Diensten die Voraussetzung dafür, dass Mobilität wirklich allgegenwärtig ist.

Ein Blick zurück – Als die Dokumente laufen lernten

Anfang der 2000er-Jahre wurden die ersten Lösungen zur automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung entwickelt und breiteten sich schnell im Markt aus. Es herrschte „Goldgräberstimmung“, und viele Unternehmen wollten dabei sein, als es darum ging, die neue Technik einzuführen. Anfangs wurde im Bereich der Erkennung mit Template-basierten Lösungen gearbeitet, weil die „Freiform-Technologie“noch nicht erfunden war. Aus heutiger Sicht muss man fairerweise sagen, dass die Einführung der neuen Technik in dem einen oder anderen Fall zu einem Mehraufwand im Bereich der Buchhaltung führte. Doch im Laufe der Jahre flossen viele Innovationen ein, und heute hat die Technologie einen Stand erreicht, der auch die höchsten Anforderungen erfüllt und auf jeden Fall zu erheblichen Effizienzsteigerungen in den Prozessen führt. Dochdie Geschichte des elektronischen Datenaustausches begann viel früher. In den70er-Jahren nannte man den Wechsel des Transportmediums für ein Dokument „Medienbruch“. Die elektronische Datenverarbeitung im Unternehmen stockte durch den Papierversand zum Kunden oder Lieferanten.

Als die Unternehmen begannen, ihre Geschäftspapiere elektronisch zu erstellen, wuchs der Wunsch, sie auch elektronisch zu verarbeiten, also transportieren und speichern zu können. Electronic Data Interchange (EDI) hieß das Zauberwort, das zum Bau von Computernetzen und dem Entwickeln von Standards für Schnittstellen und einheitliche Dokumentenlayouts führte. Es kristallisierten sich branchenspezifische Lösungen wie etwa des VDA (Verband der deutschenAutomobilindustrie) und SWIFT (Society for Worldwide Interbank FinancialTelecommunication) heraus, die den Dokumentenaustausch innerhalb eines Wirtschaftszweigs ermöglichen sollten. Mit „Edifact“ wurde dann eine weltweite Norm geschaffen, die geschäftliche Transaktionen auch über Ländergrenzen hinweg erlaubte. Da die Firmen diese Technik auch intern einsetzten, veränderte sich dort die Ablauforganisation und – im Zusammenspiel mit den Geschäftspartnern – auch die Möglichkeit zur„schlankeren“ Produktion und Lagerhaltung. Neben der Lean Production sollte EDI auch zum „papierlosen Büro“ führen. Die ersten Versuche hierzu, wie etwa das Projekt „Saturn“, das General Motors 1985 startete, scheiterten bereits nach kurzer Zeit. Doch die Idee wurde damit nicht begraben. Die Dokumenten-Management-Systeme (DMS) betraten die Bühne. Sie erlaubten die elektronische Verwaltung der Daten und garantierten die Verfügbarkeit der Informationen inklusive Versionskontrolle und Archivierung. Rund um DMS entwickelte sich ein Wald an Begrifflichkeiten, weil Dokumente aus verschiedenen Bestandteilen (Text, Grafik, Foto etc.) bestehen und aus unterschiedlichen Quellen (Textdatei, gescanntes Image usw.) stammen können.

Die Kombination von DMS und Internettechniken (Web-Content-Management) führte in den 90er-Jahren des vergangenen Jahrhunderts schrittweise zu einer neuen Art von Verwaltungssystemen, dem Enterprise Content Management (ECM). ECM-Programmpakete deckten anfangs nur Teilbereiche ab, sodass die Anwender mit Funktionsinseln leben mussten, die sich teilweise auch noch überlappten. Diese „Inseln“ haben in vielen Unternehmen auch noch heute Bestand, führen aber oft zu Problemen, weil es sich dabei oft um isolierte IT-Systeme und Datensilos handelt, die nicht nur die Abläufe behindern, sondern es nahezu unmöglich machen, ausgezeichnete und konsistente Kundenerfahrungen an allen Kontaktpunkten zuerzeugen.

Im Zeitalter der Digitalisierung angekommen?

Viele Unternehmen haben nach wie vor Schwierigkeiten bei der Digitalisierung. Dabei ist das Problem Nummer eins oft der Mangel an entsprechend qualifizierten Mitarbeitern, vor allem in den Bereichen Internet of Things (IoT)-Technologien und Big Data. Das zweitgrößte Problem sind unflexible Geschäftsprozesse. Darüber hinaus behindern vor allem organisatorische Hürden die Digitalisierung, allen voran starre Organisationsstrukturen, mangelnde übergreifende Planung und unklare Verantwortlichkeiten.

Die Technologie haben die meisten CIOs demgegenüber relativ gut im Griff. Einzige Ausnahme sind IoT-Technologien, da die Entwicklung in diesem Bereich noch am Anfang steht und der Umsetzungsdruck hoch ist. Die Schwierigkeiten mit mobilen Technologien haben inzwischen viele Unternehmen gelöst, unter anderem durch konsequenteres Enterprise Mobility Management. Eine Umfrage von Capgemini ergab, dass die Mehrheit der befragten IT-Verantwortlichen an disruptive Veränderungen glaubt. 82 Prozent der befragten CIOs gehen davon aus, dass die Digitalisierung die Geschäftsmodelle ihrer Branche verändert. Aus den verschiedenen Einschätzungen lässt sich aber nicht ableiten, welche Branchen tatsächlich von disruptiven Veränderungen betroffen sind und welche nicht, dafür ist das Bild zu uneinheitlich. Doch wie sieht es tatsächlich in den Unternehmen aus? Wie ist es um den „Reifegrad“ in den Unternehmen bestellt?

Papierlos = Digital?

Mitte der 80er-Jahre arbeitete ich für einen der großen Kopiergerätehersteller. Eines Tages erreichte uns die Anfrage eines marktführenden Herstellers von Aktenordnern, der sich nicht die stark steigende Nachfrage nach seinen Produkten erklären konnte. Bereits seit einigen Jahren wurde das „papierlose“Büro propagiert, doch entgegen aller Prognosen konnte sich das Unternehmen vor Aufträgen kaum retten. Jetzt wollte man wissen, ob wir in unserem Markt ähnliche Erfahrungen machten, und wir konnten das nur bestätigen. In den Folgejahren stieg der Papierverbrauch enorm an, und das nicht nur zu Freude der Papierproduzenten. ImSeptember 1999 titelte die Welt: „GeplatzterTraum vom papierlosen Büro“. Man berief sich in dem Artikel auf eine Studie zum weltweiten Papierverbrauch und wagte eine Konkurrenzanalyse über gedruckte und digitale Medien (Marktanalyse der Boston Consulting Group aus dem Jahr 1999). DieVision schien zum Greifen nah: Computer sollten das papierlose Büro bringen. Bekannt machte diese These das Unternehmen des Computer-Visionärs Rank Xerox, das Palo Alto Research Center (PARC). Immerhin schienen dort Profis am Werk zu sein: die Computermaus, die grafische Benutzer-Oberfläche und das Ethernet wurden dort entwickelt, doch die Vision vom papierlosen Büro schien sich nicht zu erfüllen. Man prognostizierte, dass PC-Drucker bis ins Jahr 2003 ungefähr das Doppelte der damaligen Menge (1999) ausdrucken würden.

Interessant ist auch, dass man zu dem Ergebnis kam, dass künftig weniger kopiert, stattdessen immer mehr ausgedruckt würde und behielt recht. Doch letztlich handelte es sich dabei nur um eine Verlagerung vom Kopierer hin zum Drucker mit dem Ergebnis, dass der Papierverbrauch weiter wuchs.

Und wie sieht es heute aus?

Der Wille ist in vielen deutschen Unternehmen zumindest vorhanden, auf papierlose Systeme umzustellen: Laut dem Marktforschungsunternehmen IDC, das 220 Unternehmen befragt hat, erkennen neun von zehn Unternehmen das Potenzial von Programmen zur Dokumenten- und Papierverwaltung. Sie können sich sogar solche Systeme in ihren Unternehmen vorstellen. Doch Wunsch und Realität driften auseinander: Die Digitalisierung in deutschen Büros kommt bislang nur schleppend voran. Während laut IDC 2014 noch 49 Prozent aller Dokumente aus Papier in deutschen Büros bestanden, sind es zwei Jahre später nur zwei Prozentpunkte weniger. Dabei hatten die Befragten 2014 erwartet, dass heute etwa sechs von zehn Dokumenten digital sind. Hier besteht also erheblicher Nachholbedarf!

Den Verband der deutschen Papierfabriken freut die Entwicklung. Zwischen 1950 und 2000 stieg der deutsche Papierverbrauch kontinuierlich. Mit der Jahrtausendwende setzte die zunehmende Digitalisierung ein – und ließ die Papierindustrie zittern. Doch der Rückgang blieb aus: Seit 2000 stagniert der Papierverbrauch über alle Sorten auf einem Niveau von etwa 20 Millionen Tonnen pro Jahr. Auch die Herstellung von Büropapieren in Deutschland ist – mitkleinen Schwankungen – seitdem weitgehend konstant. Laut einer IDC-Befragung wünscht sich jeder dritte Angestellte Papier am Arbeitsplatz – und sogar jeder zweite Geschäftskunde. Zum Beispiel, wenn es um Lieferscheine, Rechnungen und Gutscheine geht. Die Marktforscher sind überzeugt, dass das papierlose Büro immer noch ferne Zukunftsmusik ist. Ich teile diese Einschätzung nicht und halte es eher wie Frank Früh vom Digitalverband Bitkom, der eine radikalere Prognose trifft:

„Das komplett papierlose Büro wird es wohl niemals geben, aber wir können es immerhin papierarm machen.“

Also, es gibt vielzu tun. Lassen Sie uns die Welt ein bisschen digitaler und papierloser machen! Packen wir es an!

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